1. Vị trí pháp lý
- Phòng Vật tư- Trang thiết bị là một tổ chức trực thuộc Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế, được quy định trong quyết định số 7664/QĐ- BYT ngày 30/12/2016 của Bộ Y tế về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện Kiểm định Quốc gia Vắc xin và Sinh phẩm y tế;
- Phòng không có con dấu và tài khoản riêng.
2. Tên gọi
- Tên tiếng Việt: Phòng Vật tư – Trang thiết bị
- Tên tiếng Anh: Supplies - Equipment Division
3. Cơ cấu tổ chức
- Phòng có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và các vị trí việc làm phù hợp với nhiệm vụ được giao;
- Trưởng phòng và Phó trưởng phòng do Viện trưởng bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm theo trình tự, thủ tục quy định của pháp luật.
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, Phó viện trưởng phụ trách và pháp luật về mọi hoạt động của phòng.
- Phó trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và pháp luật về kết quả công việc được giao.
- Các vị trí khác chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo phân công của Trưởng phòng.
4. Chức năng
- Phòng Vật tư- Trang thiết bị có chức năng tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác mua sắm, cung cấp các vật tư - trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm định chất lượng vắc xin, sinh phẩm y tế và nghiên cứu khoa học; Lập kế hoạch, triển khai, giám sát hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng, hiệu chuẩn, thẩm định trang thiết bị y tế và dụng cụ; Triển khai dịch vụ kiểm định, hiệu chuẩn trang thiết bị y tế và dụng cụ phòng thí nghiệm.
5. Nhiệm vụ
a) Cung ứng vật tư
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư và thực hiện kế hoạch sau khi đã được Viện trưởng phê duyệt;
- Làm hợp đồng mua vật tư với các đơn vị cung cấp và có kế hoạch tổ chức mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động chuyên môn;
- Tổ chức bảo quản, cấp phát vật tư theo đúng quy định và quy chế của Bộ Y tế;
- Xây dựng tiêu chuẩn và nội dung để định mức các loại vật tư chủ yếu;
- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch vật tư hàng quý, năm;
- Quản lý kho trang thiết bị, vật tư;
b) Quản lý thiết bị chuyên môn
- Lập kế hoạch, triển khai, giám sát hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng, thẩm định, hiệu chuẩn thiết bị và dụng cụ;
- Theo dõi, thực hiện việc bảo trì định kỳ, sửa chữa cho tất cả các thiết bị phân tích và các thiết bị phục vụ chuyên môn;
- Theo dõi sổ sách và thực tế số lượng, chất lượng của các thiết bị phân tích và các thiết bị phục vụ chuyên môn;
- Theo dõi, quản lý, vận hành hệ thống phòng sạch, hệ thống Chiller, xử lý nước thải, khí thải của Viện;
- Theo dõi, quản lý các thiết bị chuyên môn có yêu cầu nghiêm ngặt khi sử dụng theo quy định;
- Rà soát thiết bị định kỳ, đề xuất xử lý, thanh lý những vật tư hư hỏng, kém phẩm chất;
- Đáp ứng nhanh chóng việc sửa chữa khi có sự cố các thiết bị, máy móc của Viện;
c) Đầu mối triển khai công tác kiểm định, hiệu chuẩn các thiết bị y tế và dụng cụ trong phòng thí nghiệm;
d) Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Lãnh đạo Viện phân công.
6. Quyền hạn
- Chủ động và chịu trách nhiệm trong việc triển khai các công việc được phân công theo quy định.
- Đề xuất Ban Lãnh đạo Viện các giải pháp và yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đề nghị các khoa/ phòng liên quan phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ.
- Phân công nhiệm vụ cho các vị trí để thực hiện nhiệm vụ được giao.